«Никто не верил, что это российская разработка». Как «ЭКСПОДАТ» стали лидером в цифровизации выставок и мероприятий

Конгрессно-выставочная деятельность требует уникальных решений в автоматизации процессов, и это отличная возможность для захвата ниши. Эту возможность увидели 10 лет назад в компании «ЭКСПОДАТ» и предложили рынку решение, адаптированное именно для проведения выставок и мероприятий. С тех пор компания не только стала лидером отрасли в России, но и активно покоряет другие страны, а портфель продуктов насчитывает более 10 сервисов.
Какие особенности есть в нише автоматизации конгрессно-выставочных мероприятий, как компании удается всегда быть в тренде и предлагать востребованные сервисы, рассказали Мартин Киламти - генеральный директор и Юрий Осипов - заместитель генерального директора компании «ЭКСПОДАТ».

- Какие направления работы есть в вашей компании?

Мартин: 10 лет назад мы создали проект для цифровизации процессов конгрессно-выставочной деятельности. Изначально мы хотели решить проблему обмена информацией между участниками мероприятий. Заменить визитки, буклеты, анкеты на цифровой формат, когда все данные сохраняются в личном кабинете и каждый из участников - будь то посетитель, экспонент и даже организатор, имеют в электронном виде всю информацию о мероприятии, в котором они участвуют. А далее все наши продукты и сервисы разрабатывались под запрос рынка и дополняли наш основной проект. Сегодня у нас уже больше 10 продуктов, которые решают самые насущные проблемы организаторов и участников мероприятий.

- Сервис видео-конференций, по которому мы сейчас проводим интервью, вы создали тоже под ваш рынок, или на широкую аудиторию?

Мартин: В период пандемии в 2020 году все мероприятия ушли в онлайн, и конечно был огромный запрос на сервисы, обеспечивающие организацию онлайн-мероприятий. Нашим клиентам нужна была платформа, где люди тоже могли бы встречаться, обмениваться бизнес-информацией, бизнес-новостями, информацией о новинках и так далее. И мы создали такую платформу.

Юрий: Наш продукт заточен не просто на общение, а именно на проведении мероприятий.

Он может работать как обычный сервис видео-конференций, но здесь также есть масса дополнительных функций: участники во время онлайн-мероприятия встречаются в своих личных кабинетах, назначают встречи, проводят вебинары и так далее. Все презентации загружаются прямо внутрь платформы, и она включается автоматически, когда спикеры выходит в эфир. Здесь максимально простое управление, так как мы понимаем, что у людей нет возможности разбираться в сложном функционале.

Также на платформе удобное управление для модератора, которое позволяет контролировать весь процесс: управление доступом, отключение/включение микрофона участникам, изменение отображения на экране, тайминг для спикеров, контроль качества звука. И есть еще дополнительные фишка - синхронный перевод, сейчас его делают люди, но мы работаем над переходом на синхронный перевод с помощью ИИ.

- Какие тренды в вашей отрасли вы могли бы отметить?

Мартин: Основной тренд - это конечно создание приложений для мероприятий, где пользователи могут составлять маршруты по поиску стендов, обмениваться контактами и информацией. Все это сейчас действительно большая потребность рынка, поэтому у нас очень много ресурсов уходит на создание мобильных приложений для мероприятий. Также сейчас крайне востребована CRM-система, заточенная именно под выставочные мероприятия, где можно аккумулировать все данные и процессы. В отличие от обычной CRM, здесь происходит взаимодействие экспонентов и менеджеров-организаторов - между компаниями, участвующими в выставке, и компанией, представляющей услуги организатора. Например, оборудовать стенд и получить туда воду, электричество, мебель, заказать рекламу и так далее - это достаточно трудоемкие процессы взаимодействия между организатором и экспонентом. И вот именно эти вопросы мы решаем путем организации их цифрового взаимодействия.

- С каким запросом к вам обращаются клиенты и какие задачи позволяет решить продукт?

Юрий: Наши продукты – это конструктор, который мы адаптируем в рамках тех потребностей, которые есть у каждого из наших клиентов. Самый главный запрос экспонентов - это лидогенерация. Им необходимо получать информацию о тех людях, которые пришли на их стенд. Причем делать это максимально просто, максимально эффективно, и с возможностью потом анализировать информацию, в том числе, даже KPI работы каждого менеджера. Через специальные терминал или смартфон стендист считывает штрих-код бейджа человека, который подошел на их стенд и все данные автоматически подгружаются в CRM экспонента и в приложение участника. В CRM стендист видит данные участника, чем он конкретно интересуется, как он отвечал на те или иные вопросы, комментарий по итогам общения на выставке, вплоть до того, что можно оценить вероятность сделки с ним. По итогам выставки экспонент получает полную электронную базу всех участников, которые были на его стенде и может дальше обрабатывать эти контакты. А участник получает доступ к электронному каталогу компании и другим материалам, которые раньше приходилось носить чемоданами на выставках.

Также важный запрос – это организация регистраций, как офлайн, так и онлайн. На любом мероприятии с большим числом участников наш продукт максимально полезен, потому что мы можем организовать регистрацию максимально быстро и умеем собирать аналитику: в какой секции сколько было участников, создавать уровни доступа в определенные зоны, собираем все аналитические данные в CRM-системе. А для участников мероприятий удобно что они видят навигацию и всю информацию мероприятия в приложении. В приложении можно даже организовать квесты-розыгрыши, геймификация мероприятий – это отдельная, очень интересная тема.

Расскажу о нашем недавнем кейсе, который мы сами придумали и реализовали на базе нашего продукта. Это был большой спортивный праздник, где участвовало около 10 000 человек. Эти люди должны были участвовать в определенных активностях в специальных шатрах: где-то отжаться 10 раз, где-то ответить на вопросы викторины, где-то просто показать, что он лайкнул пост в соцсетях этой компании, где-то показать скриншот, что он действительно играет в какую-то игру. То есть активностей было много, они были разные, но самое главное, что человек, который эти активности проходил, зарабатывал определенные баллы (лайки) и пополнял свой баланс.

Здесь же мы сделали своего рода тотализатор – специальные стойки, где гости в электронном виде могли делать лайк-ставки на исход спортивных соревнований (матчи, забеги и т.п.), которые проходили на мероприятии, и при удачной ставке количество баллов увеличивалось. Те, кто набрал определенное количество балов, попадал в число участников розыгрыша призов. Три раза в день организаторы проводили розыгрыш на сцене, где на огромном экране был показан анимационный ролик, в конце которого появлялась фамилия победителя. А в конце дня проходил основной розыгрыш среди участников с максимальным числом баллов, и они получали крупные денежные призы.

Все это было онлайн, все это было абсолютно прозрачно для организатора и, что очень важно, для гостей праздника. На специальных терминалах участники сканировали штрих-код своего бейджа и сразу видели количество балов. Можно контролировать результаты по итогу каждой активности, или участия в тотализаторе.

- Кто ваши основные клиенты?

Мартин: Мы работаем как с организаторами выставок и конгрессов, так и с эвент-агентствами, и с компаниями-экспонентами. Наши клиенты это и небольшие ИП, и компании-гиганты, которые участвуют в выставках.

Для организатора мероприятия мы реализуем все процессы по регистрации участников (экспонентов и посетителей), организуем съемки и онлайн-трансляции, а также предоставляем онлайн все отчеты и аналитику по мероприятию. Плюс оптимизируем взаимодействие со стендами в период подготовки и проведения мероприятия.

Для экспонентов мы предоставляем инструменты для работы с посетителями стенда на выставке, то есть та самая лидогенерация, о которой мы говорили ранее.
Для посетителей – инструменты для самоопределения во времени и пространстве на мероприятии. В первую очередь, это мобильные приложения, где собрана и ранжирована вся информация о мероприятии. Это и каталог участников, схема выставки, навигация, расписание сессий деловой программы, система уведомлений и напоминаний и многое другое. Даже штрих-код от бейджа гостя для прохода на мероприятия.

Наши сервисы востребованы и в зарубежных странах, с 2017 года у нас запущен партнерский проект в Киргизии, с 2022 года в Узбекистане. В текущем году у нас запустились партнерские проекты в Турции и Белоруссии.

Юрий: Вот прямо сейчас у нас сотрудники работают в Екатеринбурге, завтра они будут работать в Краснодаре и в Дербенте. А в конце мая у нас, помимо прочих, проходили параллельно два мероприятия, одно в Калининграде, а другое во Владивостоке. Это дает понимание наших масштабов работы в России.

- Есть ли у вас конкуренты и в чем преимущество вашего продукта?

Мартин: Есть аналогичные сервисы по отдельным нашим направлениям, но именно комплексного решения для выставок и мероприятий, которое закрывает большинство задач организатора – такого нет ни в России, ни в других странах.
Юрий: Наше принципиальное отличие – это надежность, мы делаем все, чтобы мероприятие прошло без сбоев. Если говорить, например, о сервисе видео-конференций, то важно, что мы предоставляем оперативно техподдержку. В других сервисах, если что-то пошло не так, вы сами с этим разбираетесь. У нас же вы сразу связываетесь с техподдержкой и вам все настраивают. В продукте для выставок если есть какой-то сбой, то мы оперативно подключаем дублирующий модуль, а все данные имеют резервные копии. То есть все клиенты уверены, что система будет работать бесперебойно, а данные сохранятся в любом случае.

- Можно ли посчитать эффективность использования продукта в цифрах?

Юрий: Конечно, во-первых, это снижение количества сотрудников, которых нужно задействовать на мероприятии.

Во-вторых, – скорость и удобство регистрации, что приводит к отсутствию очередей, а, следовательно, хорошему настроению регистрирующихся. Лояльность посетителей очень важна, ведь это потенциальные клиенты, которые должны захотеть вернуться на выставку или конгресс и в следующий раз.

Третье, что нужно отметить – это сохранение данных и их безопасность. Наша система исключает не только возможность потери данных, но и их кражи. У сотрудников разграничен уровень доступа и нет рисков что какой-то менеджер на регистрации просто скачает всю базу и продаст ее на сторону.

Для экспонентов конечно в первую очередь важно удобство создания базы потенциальных клиентов, гарантия сохранности этой базы и экономия на раздаточных материалах, не нужно печатать тысячами огромные каталоги, клиент получает все онлайн. И конечно экономия времени, не нужно после выставки разбирать неделями визитки и вносить их в базу, вы просто выгружаете базу из системы и запускаете ее в работу. Когда мы только запустили наш продукт в 2015 году, никто даже не верил, что такую крутую разработку сделали в России, все были в восторге.

Наша платформа не только снижает расходы на организацию, она повышает стоимость мероприятия, его эффективность для организатора и участников.

- Какие у вас планы развития?

Мартин: Мы развиваем наши продукты каскадным образом: получаем запрос от клиентов – создаем новый модуль, всегда следим за запросом рынка и предлагаем актуальные решения. Дальше мы будем продолжать работать в том же формате. Сейчас есть большой запрос на чат-ботов и ИИ, следовательно, мы разрабатываем такие сервисы под нашу отрасль.

А международное развитие у нас происходит органически, кто-то приехал, увидел наш продукт, заинтересовался и предложил реализовать его в своей стране. Таким образом формируется партнерская сеть в других странах. Мы очень тщательно отбираем партнеров, поэтому не торопимся как можно скорее охватить больше стран, качество для нас на первом месте.