От хаоса к системе: как цифровизация трансформирует event-индустрию

Проведение крупных событий требует масштабной организационной работы: регистрация участников, информирование, навигация, обеспечение безопасности персональных данных. Цифровизация кардинально изменила подход к проведению мероприятий: сегодня процессы стали системными и управляемыми, избавив от хаоса и очередей. Ключевую роль в этой трансформации играют ИТ-разработчики, такие как компания «РУВЕНТС», обеспечившая проведение тысяч федеральных и региональных событий для ведущих корпораций и государственных структур. О том, как изменилась индустрия мероприятий с развитием технологий и какие задачи сегодня стоят перед организаторами, рассказывает Максим Борзов, генеральный директор «РУВЕНТС».

— Как давно работает компания и какие достижения вы могли бы отметить?

— Мы начали работу в 2014 году, и за эти 11 лет компания выросла от небольшой команды разработчиков до команды более 50 специалистов.

Основные наши достижения – это крупные проекты и клиенты. Мы работали с Федеральным агентством по делам молодежи, разрабатывали системы для Платформы НТИ, Фонда Сколково, создавали информационные ресурсы для УЕФА ЕВРО 2020. Среди наших партнёров — Яндекс, Positive Technologies, РЖД, VK, Аэрофлот и многие другие крупные компании и государственные структуры. Доверие таких организаций подтверждает высокий уровень качества и надежности наших услуг.

За последние годы в направлении аккредитации и внедрения онлайн-сервисов мы провели более чем 2000 мероприятий. А это значит, что на этих событиях была комфортная регистрация без очередей, удобная навигация и множество дополнительных возможностей. Всего через наши системы прошло более миллиона участников. А если говорить проектах за все годы работы — это сотни разработанных онлайн-платформ и информационных систем, тысячи мероприятий по всей России и в странах СНГ.

Что касается признания — наше программное обеспечение включено в реестр отечественного ПО, мы аккредитованы Роскомнадзором как оператор персональных данных, имеем лицензию ФСТЭК на работу с конфиденциальной информацией. Это важные подтверждения того, что мы работаем на высоком уровне безопасности и соответствуем всем требованиям для работы с государственными и крупными корпоративными заказчиками.

— Какие направления деятельности вы развиваете?

— В компании три ключевых направления, которые тесно связаны между собой.

Первое — разработка информационных систем и онлайн-платформ. Мы создаём крупные веб-ориентированные системы для различных задач: от федеральных государственных информационных систем до корпоративных порталов и платформ для управления мероприятиями.

Второе — аккредитация и интерактивные сервисы для мероприятий. Это наша визитная карточка. Мы разработали собственный программно-аппаратный комплекс, который автоматизирует все процессы на мероприятиях: от регистрации участников до контроля доступа и аналитики.

Третье направление — техническая поддержка и коммуникационное сопровождение. Мы не просто создаём системы и уходим — мы остаёмся с клиентами надолго, обеспечиваем круглосуточную поддержку пользователей, развиваем продукты, помогаем с контентом.

Все три направления работают в связке. Например, для крупного форума мы можем разработать онлайн-платформу для регистрации, обеспечить аккредитацию на площадке и организовать службу поддержки участников — полный цикл «от и до».

— Какие собственные продукты есть у компании?

— Мы разработали несколько продуктов, но есть два флагманских, которые мы активно развиваем.

Рувентс.Онлайн — это универсальная цифровая платформа для управления мероприятиями. Она построена по модульному принципу: можно собрать конфигурацию под конкретные задачи — от простой регистрации участников до сложной CRM с аналитикой, программой мероприятия, личными кабинетами и интеграциями с внешними системами. Платформа подходит и для корпоративных клиентов, и для государственных проектов, и для event-агентств. Среди наших клиентов — Сколково, Positive Technologies, РЖД, Яндекс, VK, Аэрофлот.

Рувентс.Аккредитация — это программно-аппаратный комплекс для автоматизации аккредитационных процедур. Система покрывает весь цикл: от сбора персональных данных до выдачи бейджей с RFID-чипами, контроля доступа в разные зоны, управления питанием, голосования и других интерактивных сервисов.

Оба продукта зарегистрированы в реестре отечественного ПО, соответствуют всем требованиям безопасности, включая 152-ФЗ, и имеют необходимые лицензии для работы с конфиденциальной информацией.

Также у нас есть собственная мощная LMS-система с высокой степенью гибкости, разработанная специально для интеграции с информационными системами заказчика. Её можно связать с любой сторонней разработкой.

Помимо этого, мы разработали сервис для автоматизированной проверки фотографий на соответствие критериям качества с использованием уникальных алгоритмов.

— Какие крупные проекты для event-отрасли вы реализовали?

— Это одно из наших ключевых направлений, и здесь у нас действительно впечатляющий послужной список.

Начну с Leader-ID — это платформа для профессионального сообщества НТИ, которую мы разрабатывали и поддерживаем уже много лет. Это масштабная система для управления мероприятиями, нетворкинга, образовательных программ.

Для Федерального агентства по делам молодежи мы создали и поддерживаем ФГАИС «Молодежь России» — это федеральная государственная информационная система. Также мы разработали для них систему управления образованием и полностью цифровизировали процессы аккредитации участников на федеральных молодёжных форумах.

Фонд Сколково — наш многолетний партнёр. Для них мы разработали и поддерживаем информационную систему управления мероприятиями, создали сайты ключевых конференций — Startup Village, «Открытые инновации», Startup Tour. Также разработали единую систему управления мероприятиями для Технопарка.

Наша отдельная гордость — работа с УЕФА ЕВРО 2020. Мы разработали информационные ресурсы, включая официальный сайт и сайты спецпроектов, обеспечили маркетинговое и контент-сопровождение.

Для Яндекса мы создали онлайн-платформу для конференции YaCe с интерактивными сервисами и провели аккредитацию десятков мероприятий компании.

Кроме этого, мы работали с Positive Technologies, РЖД, РОАД, АНО «Таврида.Арт» и многими другими. Всего за последние годы — сотни проектов, тысячи мероприятий.

— Какие задачи стоят перед клиентами при обращении в вашу компанию?

— Задачи обычно можно разделить на несколько категорий.

Первая - это автоматизация хаоса. Клиенты приходят, когда понимают, что текущие процессы не справляются с масштабом. Регистрация участников в таблицах Excel, бейджи, разложенные по алфавиту на столах, очереди на входе, отсутствие контроля - непонятно кто пришёл, а кто нет. Это работает на небольших мероприятиях, но, когда речь о тысячах участников - нужна система.

Вторая задача - безопасность и контроль доступа. Это особенно актуально для государственных мероприятий и корпоративных событий с участием первых лиц. Нужно чётко понимать, кто находится на площадке, кто в какие зоны может попасть, как управлять доступом в режиме реального времени.

Третья - это аналитика. Организаторы хотят понимать: сколько человек реально пришло, какие секции популярны, в какое время были пики посещаемости, насколько эффективно работали разные зоны мероприятия. Без цифровых систем такую аналитику получить невозможно.

Четвёртая задача - создание единой цифровой экосистемы. Клиентам нужно, чтобы онлайн-регистрация, аккредитация на площадке, личные кабинеты участников, мобильное приложение, системы голосования - всё работало как единое целое, а не как набор разрозненных сервисов.

И наконец, клиентам важно соответствие требованиям безопасности, особенно для госзаказчиков. Нужны лицензии, сертификаты, соответствие 152-ФЗ, защищённые каналы передачи данных.

— Почему клиенты выбирают вашу компанию?

— Главное наше преимущество - мы делаем всё сами и делаем комплексно.
Многие компании на рынке либо только разрабатывают софт, либо только предоставляют услуги аккредитации с чужими системами. Мы же - и разработчики, и операторы. У нас собственное программное обеспечение, зарегистрированное в реестре отечественного ПО, и профессиональные команды, которые работают на площадках мероприятий.

Второе - это опыт. 11 лет на рынке, сотни проектов, работа с крупнейшими федеральными и корпоративными заказчиками. Мы знаем все подводные камни, все нестандартные ситуации, которые могут возникнуть на мероприятии. У нас отработанные процессы, резервные планы на случай любых сбоев.

Третье - гибкость. Наши системы построены по модульному принципу. Мы не навязываем типовое решение, а собираем конфигурацию под конкретные задачи клиента. Нужна простая регистрация — пожалуйста. Нужна сложная система с контролем доступа, интерактивными зонами, интеграцией с корпоративными базами данных — не проблема.

Четвёртое - безопасность. Как уже говорил ранее, мы аккредитованы Роскомнадзором, имеем лицензию ФСТЭК, наше ПО соответствует всем требованиям для работы с персональными данными и конфиденциальной информацией. Мы сотрудничаем с лидерами в области ИБ на российском рынке. Для государственных и крупных корпоративных заказчиков это критично.

И наконец, мы остаёмся с клиентами надолго: многие партнёры работают с нами годами. Мы не просто сдаём проект и уходим - мы развиваем системы, поддерживаем их, помогаем масштабироваться.

— Расскажите пример кейса: какие задачи стояли перед клиентом, какие решения реализованы, какой результат получен.

— Расскажу про работу с Федеральным агентством по делам молодежи (ФАДМ) - это хороший пример комплексного подхода.

Задачи клиента:
ФАДМ проводит десятки крупных федеральных молодёжных форумов и мероприятий по всей России — это тысячи участников, сложная логистика, необходимость контроля и аналитики. Нужно было создать единую цифровую экосистему, которая покрывала бы все процессы: от онлайн-регистрации до аналитики после мероприятия. Плюс требовалось полное соответствие требованиям информационной безопасности для работы с государственными данными.

Реализованные решения:
Мы разработали и запустили ФГАИС «Молодежь России» - федеральную государственную автоматизированную информационную систему. Это не просто сайт, а полноценная платформа для управления молодёжной политикой на федеральном уровне.

Также создали систему управления образованием, интегрированную с ФГАИС, и полностью цифровизировали процессы аккредитации участников на федеральных мероприятиях. Участники регистрируются онлайн, их данные автоматически попадают в систему, на площадке мероприятия они получают бейджи с RFID-чипами за считанные секунды, система контролирует доступ в разные зоны, собирает аналитику по посещаемости.

Дополнительно разработали ГИС «Официальный сайт ФАДМ», создаём лендинги для отдельных проектов, настроили информационные рассылки.

Результаты:
Сейчас это работающая многолетняя экосистема. Система обрабатывает данные десятков тысяч участников молодёжных мероприятий по всей стране. Организаторы получили полный контроль и прозрачность процессов, возможность в режиме реального времени видеть, что происходит на мероприятии. Участники - удобный процесс регистрации и быструю аккредитацию без очередей.

Мы продолжаем развивать эту систему, добавляем новые функции, поддерживаем её работу - это пример долгосрочного партнёрства, когда клиент доверяет нам критически важную инфраструктуру.

— Какие тренды в сфере автоматизации мероприятий вы могли бы отметить и какие из них вы активно внедряете?

— Сейчас индустрия мероприятий переживает серьёзную цифровую трансформацию, и мы видим несколько ключевых трендов.

Во-первых, это гибридные форматы. Мероприятия больше не делятся строго на онлайн и офлайн. Клиенты хотят, чтобы часть участников могла присутствовать физически, часть — подключаться удалённо, и при этом все были в едином цифровом пространстве. Мы активно развиваем этот функционал в наших платформах - интеграция трансляций, онлайн-взаимодействие, единая аналитика по всем участникам.

Второй тренд — персонализация. Участники хотят не просто прийти на форум, а получить индивидуальный опыт: рекомендации сессий по интересам, знакомства с нужными людьми, персональное расписание. Мы внедряем системы, которые анализируют профили участников и помогают им выстраивать нетворкинг, подбирают релевантный контент.

Третий — бесконтактные технологии. После пандемии это стало нормой. Электронные билеты, QR-коды, RFID-браслеты вместо бумажных бейджей, бесконтактная оплата, автоматические турникеты. Мы уже много лет работаем с такими технологиями, и сейчас это стандарт для большинства наших проектов.

Четвёртый тренд — глубокая аналитика и data-driven подход. Организаторы хотят не просто провести мероприятие, а понять, что сработало, а что нет, как улучшить следующее событие. Мы встраиваем аналитические дашборды в реальном времени, собираем данные о поведении участников, формируем детальные отчёты.

Пятый — интеграция с корпоративными экосистемами. Крупные компании хотят, чтобы системы управления мероприятиями интегрировались с их CRM, HR-системами, корпоративными порталами. Мы делаем открытые API и настраиваем кастомные интеграции под любые требования.

И наконец, безопасность и соответствие требованиям — это уже не тренд, а обязательное требование. Особенно для государственных и крупных корпоративных заказчиков. Мы изначально проектируем наши системы с учётом всех требований 152-ФЗ, имеем необходимые лицензии и сертификаты.

— Какие у вас планы развития и приоритеты?

— Наши планы связаны с развитием продуктовой линейки и расширением возможностей для клиентов.

Первый приоритет — развитие наших флагманских продуктов Рувентс.Онлайн и Рувентс.Аккредитация. Мы постоянно добавляем новые модули, улучшаем функциональность, делаем системы ещё более гибкими и удобными. Сейчас активно работаем над расширением аналитических возможностей и углублением интеграций с внешними системами.

Второе — это AI и автоматизация. Мы видим огромный потенциал в использовании искусственного интеллекта для персонализации опыта участников, автоматического подбора нетворкинг-пар, прогнозирования посещаемости, оптимизации логистики мероприятий. Уже начали внедрять элементы машинного обучения в наши системы.

Третий приоритет — масштабирование. Мы хотим, чтобы наши решения стали стандартом для event-индустрии в России. Для этого развиваем партнёрскую сеть, работаем с event-агентствами, выставочными центрами, конгресс-холлами.

И конечно, мы продолжаем инвестировать в команду. Наши люди — это главный актив. Мы растим специалистов, развиваем компетенции, создаём условия для профессионального роста.

В целом наша цель — оставаться лидерами в цифровизации мероприятий, предлагать клиентам самые современные и надёжные решения, развивать индустрию в России.