BPM/BPMS - преимущества для малого бизнеса

Инновационные подходы в автоматизации значительно упрощают управление бизнес-процессами компании. Отличный пример – концепция BPM (Business Process Management), которая просто и быстро внедряется, при этом объединяет максимум рабочих задач, создает единую рабочую среду для всех функций. Особенно актуальна такая концепция для малого бизнеса, где простота и функциональность системы управления – залог быстрого роста и конкурентное преимущество компании. Как BPM меняет подход к автоматизации, рассказал Мстислав Мартынюк, генеральный директор компании «Reunico».

- Расскажите о концепции BPM, в чем ее преимущества?

- BPM (Business Process Management) или процессный подход – это управленческая концепция, рассматривающая бизнес-процессы предприятия как его ресурсы, непрерывно адаптируемые к изменениям.

Бизнес-процесс по сути - это набор действий, создающих ценность для потребителя. Например, наша компания занимается производством велосипедов и имеет несколько подразделений: отдел закупок, производство, отдел продаж, бухгалтерия. Единица работы, выполняемая каждым из этих подразделений по отдельности (закупить детали, собрать велосипед, реализовать, отразить операцию) не имеет ценности для потребителя. Но если выстроить эту работу в сквозной процесс, заточенный на запрос потребителей, и описать все процессы регламентами, то результат работы имеет ценность в виде изготовленного и реализованного изделия. Ведь компания получает прибыль не за выполнение внутренней работы, а за конечный результат. Процессный подход позволяет выстроить работу так, чтобы конечный результат был наилучшим.

BPM позволяет повысить эффективность управления предприятием, выстраивая сквозные процессы и объединяет все, что происходит в компании в единую систему. А конечный результат позволяет обеспечить высокий уровень качества товаров или услуг для клиентов, следовательно - повышение выручки.

- Почему сейчас этот подход особенно актуален? С какими сложностями сталкиваются компании при автоматизации управления и как ваш продукт помогает их решить?

- Цель внедрения BPM - рассматривать деятельность предприятия в разрезе процессов (как-то: оформление заказа на изготовление велосипеда, обработка заявки на предоставление кредита, проведение конкурса на закупку оборудования), а не функций (собрать велосипед, заключить договор, провести платеж). То есть в системе учтены все детали, все нюансы работы, поэтому система помогает выполнять все задачи своевременно и качественно.

Концепция BPM особенно важна для малого и среднего бизнеса, где на рутину уходит огромное количество времени и денег, а ошибки могут привести к серьезным убыткам и даже закрытию бизнеса. Для малого бизнеса автоматизация процессов – залог успеха, так как правильно выстроенное управление позволяет повысить производительность, снизить расходы, увеличить прибыль, повысить лояльность клиентов. При этом сегодня система управления внедряется легко и быстро, гораздо проще и выгоднее цифровизировать всю работу, и начать получать профит, чем тратить месяцы на постоянные проблемы при работе без автоматизации.

- Кто основные клиенты продукта – сфера и масштаб компаний?

- Наши основные клиенты - крупные и средние предприятия, их процессы традиционно сложны. А также все больше к нам обращаются малые предприятия, нацеленные на повышение эффективности и рост. BPM – это идеальный инструмент, чтобы повысить эффективность и ускорить рост бизнеса.

Что касается сфер деятельности - BPM может применяться практически в любой сфере, где есть необходимость оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы. Приведу несколько примеров:

1. Производство: В производственной сфере BPM помогает оптимизировать производственные процессы, управление цепочками поставок, контроль качества и обслуживание оборудования. Это приводит к снижению затрат, улучшению качества продукции и увеличению производительности.

2. Здравоохранение: В медицинских учреждениях BPM используется для улучшения управления клиентской базой, автоматизации процессов регистрации, обработки данных пациентов, а также оптимизации логистики и управления запасами медикаментов.

3. Торговля и ритейл: В ритейле BPM помогает управлять цепочками поставок, оптимизировать складские операции, автоматизировать работу с заказами, а также улучшать клиентский опыт и программу лояльности.

4. Логистика и транспорт: BPM может помочь в оптимизации маршрутов, управлении складскими запасами, обработке заказов, а также в координации работы между различными подразделениями.

5. Юридические услуги: В юридических фирмах BPM применяется для управления делами, автоматизации документооборота, оптимизации процессов проверки и утверждения документов.

6. ИТ и разработка программного обеспечения: BPM помогает оптимизировать процессы разработки, тестирования, развертывания и поддержки программного обеспечения, улучшая взаимодействие между командами и ускоряя выпуск новых продуктов.

Эти примеры показывают, что BPM является универсальным инструментом, который может адаптироваться к потребностям различных отраслей, помогая организациям достигать большей эффективности, качества и гибкости в своей работе.

- В чем принципиальные отличия  процессного подхода от других управленческих концепций?

- В любой компании процессы нужно описывать, регламентировать и стандартизировать, иначе подразделения будут работать несогласованно, а эффективность выполнения задач (и экономический эффект, соответственно) будут низкие.

Процессы можно описывать с помощью регламентов, технологических карт, а можно с помощью графических нотаций (моделирования), из которых наиболее известной и популярной является нотация BPMN (Business Process Model and Notation).
Визуализация (моделирование) процессов помогает их участникам понять зоны ответственности, роли, какая работа, в какой последовательности и в какие сроки должна быть выполнена.

Уже на этапе моделирования процессов выявляются узкие места, потенциальные проблемы, которые влияют на экономический эффект. Таким образом, моделирование процессов помогает повысить прозрачность процессов, что в свою очередь, сокращает издержки.

Например, наша компания проводила моделирование бизнес-процесса согласования договоров аренды недвижимости для крупного российского ритейлера. В ходе визуализации модели процесса было обнаружено, что ключевой участник (ответственный за предотвращение коррупции) не был задействован в принятии решений, что наносило компании ежемесячно более 30 млн рублей экономического ущерба.

Следующий уровень зрелости - автоматизация выполнения процессов. Автоматизация нужна, чтобы облегчить работу участникам процессов, обеспечить выполняемость процессов в соответствии с регламентами, а также для того, чтобы иметь возможность контролировать показатели (контрольные точки, KPI). Для автоматизации простых процессов применяются учетные системы - CRM, ERP. Но в случае сложных процессов этих систем оказывается недостаточно. И на помощь приходят системы класса BPMS (Business Process Management Suite) или BPM-платформы.

Наиболее популярные процессы для автоматизации при помощи BPM-платформ: претензионная деятельность, обработка обращений клиентов, кадровые процессы, обработка заказов, кредитный конвейер, управление рисками, скоринг, жизненный цикл продукта. Этого нет в более простых системах, а BPM позволяет объединить абсолютно все процессы воедино, чтобы ничего не упускать из виду. Соответственно абсолютно вся работа каждого сотрудника контролируется по срокам и результативности, что позволяет избегать ошибок и повышать производительность.

- Какие системы позволяют автоматизировать управление бизнес-процессами и облегчить внедрение процессного подхода?

- Как я уже упоминал, автоматизация сложных бизнес-процессов требует применения систем класса BPMS. Долгое время считалось, что это достаточно дорогое удовольствие, доступное только крупным компаниям. Доминировали на рынке решения от известных вендоров, таких как IBM и Oracle. Всеобщая цифровизация повлекла за собой увеличение спроса на процессный подход, что в свою очередь, разнообразило предложение.

На сегодняшний день одной из наиболее доступных BPM-платформ является Camunda Platform - решение с открытым исходным кодом. Компания Reunico имеет большой опыт моделирования и автоматизации процессов с помощью Camunda Platform для предприятий разного уровня.

- Сложно ли внедрить систему автоматизации в малом бизнесе?

- Есть предубеждение, что BPM - это для крупных компаний. На самом деле он также хорошо работает также в малых и средних предприятиях.

Особенность концепции BPM как раз в том, что она быстро и легко внедряется, может работать с уже имеющимся ПО. Есть два сценария использования:

1. Можно задействовать существующие системы (CRM, ERP, управление складом), построив сквозные процессы при помощи Camunda BPM.

2. Если такие системы отсутствуют, можно автоматизировать процессы при помощи собственных решений компании Reunico, включая Camunda Platform, предоставляющих удобный интерфейс пользователя и средства хранения бизнес-данных.

- Какие у вас планы по дальнейшей популяризации BPM?

- Наша компания наработала хорошую компетенцию в автоматизации бизнес-процессов, и в настоящее время разрабатывает и развивает собственное решение UniBPM, позволяющее облегчить внедрение процессного подхода, предоставляя пользовательский интерфейс для выполнения задач, хранение бизнес-данных и бесшовной интеграции с бизнес-системами, например, 1С.Предприятие.

Технологии становятся все более доступными, и сегодня малые компании могут использовать самые продвинутые решения для развития бизнеса. Можно сказать, что бизнес сегодня может работать полностью в автоматическом режиме. Для малых компаний процессных подход решает самые важные задачи – избавляет от рутины и повышает эффективность. Это наилучший выбор для автоматизации бизнес-процессов малого бизнеса: вложения быстро окупаются, и система дает дополнительный профит владельцу бизнеса еще долгое время.